Excel教程Excel函数基本寸步难行，教你如何告别

说Excel是职场必修课有点夸张，但它的重要性是毋庸置疑的。

作为人力，你要计算五险一金，写一份招聘或培训分析报告；

做金融，基本离不开Excel功能；

做销售，要学会制作客户联系表，记录购买行为，做好跟踪；

作为管理员，你必须学会安排会议和签到；

还有操作、仓库管理、文员……

俗话说，Excel用得好，就不用担心每天工作。

今天，从数据输入、处理到输出等，我将“教”一些简单易用的Excel动作，帮助你提高技能，告别加班。

你的 Excel 也可以

一个舒适的工作环境，会让你心情舒畅，工作效率会提高一倍。同样，一个符合你工作习惯的 Excel 工作环境也会极大地方便你的工作。

有了一些 Excel 首选项，Excel 也可以。

第 1 步：我的字体有最终决定权

一般情况下，打开Excel表格时默认的字体不是我们喜欢的。这时候我们可以根据自己的喜好灵活设置，比如设置为微软雅黑，设置为11种字体。设置好后，再打开Excel，会自动变成我们设置的字体方案。

操作步骤：【文件】-【选项】-【通用】-【新建工作簿】，设置字体、字号等。

我的字体有最终决定权

移动2：活动单元格的移动方向是任意的

默认情况下，按 Enter 键将向下移动当前活动的单元格。但是在工作中，我们经常需要一行一行的输入数据，操作过程会比较笨拙。

您可以按 Enter 键将当前活动的单元格向右移动吗？答案当然是肯定的！

操作步骤：【文件】-【选项】-【高级】，按回车键后将移动方向设置为向右。

我对活动单元格的方向有最终决定权

招式3：文件保存格式，省时如我所愿！

虽然 Excel 版本已经更新到 2016 年，但工作中最常用于交流的版本通常是 97-03 版本。

能否在使用高版本Excel的同时，自动保存文件格式为97-03版本，享受更多技巧和便利？

同样，默认情况下，Excel 的自动保存时间为 10 分钟。万一突然断电或死机，这期间的工作很容易丢失。如果将时间间隔设置为1分钟，是否可以有效避免这个问题？?

操作步骤：【文件】-【选项】-【保存】，设置文件保存格式和自动保存间隔。

文件保存格式，随心所欲地节省时间

除了以上设置，还可以设置单元格填充颜色和默认边框线颜色。

同时，您还可以安排您需要的菜单栏、快速访问工具栏按钮、自定义功能区等，使您的 Excel 看起来像您想要的那样。

快速定位桌子的两端

在 Excel 电子表格操作中，经常需要快速定位和查看数据。

有时我们会看到，为了定位最后一行的数据，有些人会往那里拖拽。一旦表中数据过多，需要很长时间才能完成。如何在表格中快速定位到天涯海角？

【CTRL】+【Home】当前单元格范围的第一个单元格

【CTRL】+【End】当前单元格范围的最后一个单元格

[CTRL]+[↑]、[↓]、[←]、[→]分别定位当前单元格范围的上、下、左、右单元格

如果我们连续操作两次[CTRL]+[↓]，就可以到Excel结束，发现最大行数为65536行。估计很多人都不知道这“天涯海角”的景色。长见识，有你！

快速定位表格中的“天涯海角”

方便的交叉换位

如果你想重新定位两行数据，你会怎么做？

除了很多人不知道怎么做之外，还有一些人有一个愚蠢的做法：先剪下一行数据，然后再剪切复制另一行数据，再粘贴之前的数据先剪出来。

这么低效！

操作步骤：选择一行或多行数据，按住【SHIFT】键，将鼠标放在选中数据行的边缘。鼠标指针改变后，将其拖动到所需位置，然后松开 [SHIFT] 键。列位置以相同的方式移动。

方便的行或列位置的交叉换位

使用替换快速标准化日期格式

在工作中，我们经常发现在Excel中处理日期数据时，经常会出错。

原因很简单。其他人根据自己的习惯随便输入日期，比如2017.07.11、2017-07-11等，不规则的日期给数据处理带来很多麻烦。

日期可以有两种符号连接，一种是“-”（英文），如2017-7-11；另一个是“/”（英文），如2017/7/11。这是规范的日期格式。

对于那些非标准的日期格式，我们可以使用替换功能来替换“.”等连接符号吗？用“-”还是“/”？

操作步骤：[CTRL]+[H]调出替换交换框，英文，替换“.” 或其他带有“-”或“/”的符号。

使用替换快速标准化日期格式

巧妙解决合并单元格的问题

有时候，为了美化表格，我们经常会使用大量的合并单元格，比如合并同一个部门同一个职位。但是合并单元格的存在对数据处理来说是致命的。

如何巧妙解决合并单元格问题，让数据表标准化？

操作步骤：取消合并单元格后，按住【CTRL】+【G】或F5键，弹出【定位】对话框，定位标准为空单元格。

无需选择，直接输入“=B2”（B2为与输入公式的单元格同列上方单元格的地址），输入完成后直接按[CTRL]+[Enter]完成批处理操作。

巧妙解决合并单元格的问题

注：B2为运行示意图情况下选择的单元格，应根据实际运行中的加工需要进行选择。

使用自定义单元格格式

单元格是Excel操作中最基本的单元，因此设置单元格格式成为一项必要的工作。

不仅可以在单元格中设置数据类型、字体、字号、对齐方式等基本操作，我们还可以自定义我们需要的单元格格式，实现快速数据输入。

要定义我们需要的单元格格式，我们需要熟悉定义所需的各种符号。这样的符号有很多，我先给大家展示一下：

自定义单元格格式代码

我们不需要在工作中使用这么多，但有一些需要牢记，例如：

#是数字占位符，#代表数字占位符；

@ 是文本占位符，代表任意文本；

“”（英文双引号）可以表示具体内容；

0 可以执行强制数字占位符；

！您可以强制显示某个符号等。

你是不是有点头晕？没关系，下面的案例可以帮助你更好地理解内存。

动作一：分段显示手机号

操作步骤： 右击选择【单元格格式】或【CTRL】+【1】，弹出对话框。在【自定义】设置中，输入密码为，11位手机号码可分段显示。

手机号码分段显示

招式二：统计按万元计算

操作步骤：同上步骤，输入代码0!.0000“万元”（双引号为英文），设置完成后数据按万元显示。

百万统计

数据验证一秒完成

对于金额、数量、考核指标等数字，我们经常需要比较数据。

通常，为了快速比较，我们一般采取函数的方法，将两个数相减绿表是什么，如果结果为0，则比较一致，否则不一致。有更快的方法吗？

操作步骤： 选择要比较的数据，按住[CTRL]+[]，选中的数据可以填色显示，显示的数据就是要检查的不一致数据，是否超快。（骄傲的脸

一秒验证数据

轻松限制重复条目

在输入数据时，我们经常需要限制数据的重复输入。比如工会送过年大礼包的时候，上报的单子有重复数据就不好了。

如何限制重复输入，教你两招。

移动 1：数据验证

操作步骤：选择表单填写区-[数据]-[数据验证]-[自定义]，然后使用函数进行限制，如=($C$2:$C$8,C2)=1，重复输入时，函数设定的条件不成立，输入将被禁止。

轻松限制重复输入 - 数据验证

技巧 2：条件格式

操作步骤：选择表格填写区-【开始】-【条件格式】-【高亮单元格规则】-【重复值】，即可格式化重复值。重复输入时，数据会清晰显示。

轻松限制重复条目 - 条件格式

每张桌子都是一张超级桌子

为了更快的处理和分析数据，我们可以通过【Apply Table Style】将我们的表格变成“超级表格”。

操作步骤： [CTRL]+[A] 选中所有表格后，点击【应用表格样式】，点击确定。您还可以根据自己的喜好自定义表格样式。

Super Table - 应用表格样式并快速构建

为什么要让每只手表都成为超级手表？因为超级表具有三个明显的优势：

优点一：标签行一直显示，查看数据非常方便

当我们看到一个非常大的表格时，往往会在看到后面的数据时忘记数字代表什么，只能转向前面查看或冻结窗格。超级表完全没有这样的问题，标签行会一直显示。

优势 1：始终显示 Tab 行

优势二：自动扩展数据区，自动套用格式

转换成超级表后，当我们输入新数据时，设置的数据区域会自动扩展，格式也会自动应用。

这样，我们之前用于数据处理设置的公式或数据透视表就会识别出新添加的数据并参与计算。

超表优势二：自动扩展数据区，自动应用格式

优势三：一键数据计算

超级表中嵌入了非常强大的计算功能。选择超级表后，勾选【设计】选项卡中的【汇总行】即可计算数据，包括总和、计数、平均值、方差等，计算方式非常方便。

超表优势三：一键数据计算

按年、季、月统计

按日期统计销售额和金额是很常见的，那么如何才能按日期进行月度、季度和年度统计呢？

很多人可能会想到使用日期函数进行分类，然后进行小计。这种方法无疑是费时费力的。其实可以通过【数据透视-创建组】来解决。

操作步骤：选择数据表的任意单元格，插入数据透视表，以行标签为日期创建统计结果。在数据透视表中选择任意日期，右键选择创建组，按住【Shift】，选择年、季度、月，完成。

年、季、月统计，无需计算

一次获取各种统计数据

在统计中，每一个数据往往需要几个统计口径，如最大值最小值、平均值、求和、计算、百分比等。如何在不单独设置公式的情况下一次性完成统计？

操作步骤：选中数据表的任意单元格，插入数据透视表。如果需要多个统计口径，可以在数据透视表的【数值】中拖拽几个汇总项。

选中数据透视表中的汇总项，点击鼠标右键，通过【数值字段设置】或【数值汇总模式】或【数值显示模式】完成各种口径的统计。

一次获取各种统计数据

可视化过滤从不同角度查看数据

在呈现数据时，领导者往往会拿出不同的视角或指标来看待数据，临时筛选会很混乱，容易出错。如何快速响应这一需求？我们可以使用 pivot 下的切片器来解决这个问题。

操作步骤：选中数据表的任意单元格，插入数据透视表。选择数据透视表中的任意数据，然后在 [] 下选择 。我们可以根据需要插入多个切片器，并在不同的切片器下组合菜单项。

视觉过滤器

多表汇总的跨表汇总

对于HR来说，每个月都需要统计公司的考勤情况。通常考勤表结构的设计和数据标签的设置是完全一致的。这时候我们可以结合Sum函数进行跨表求和。.

操作步骤：选中第一张，按住【Shift】，选中最后一张，选中要统计的单元格，公式为=SUM('1:12'!B6)

多表合并的跨表求和

多表汇总的组合计算

对于不同部门全年培训费用的统计，我们可以使用合并计算功能。在使用merge的时候，我们要求不同数据表的基本结构是一致的。

步骤 1：添加合并计算区域

在显示全年统计结果的表格中选择任意一个单元格（一般为表中的A1单元格），然后点击【数据】-【合并】，在合并对话框中，设置汇总方式（一般为求和），然后然后选择要计算的每个表中的数据并添加它们。

合并 1 - 添加数据区域

第二步：设置标签位置并呈现统计结果

添加计算区域后，根据添加的计算区域表的特点设置标签位置。例如，检查第一行，检查最左边。设置完成后，点击确定完成汇总。

组合计算2-设置标签位置并呈现统计结果

多表摘要的多个数据透视

各地分公司将汇总全年12月份各类产品的销售数据。您如何完成集成？学习使用多个数据视角。

步骤 1：添加数据源

要选择任何工作表的任何单元格，首先按快捷键：

【ALT】+【D】，然后连续按两次【P】键，弹出【数据透视表和数据透视图】向导，选择【多合并计算数据范围】和【数据透视表】选项。点击【下一步】，选择【创建单页字段】，将各分店的销售数据一一添加。

多表合并1-添加数据源

需要注意的是，工作表的排序可能与添加的顺序不一致，必须以添加数据后形成的顺序为准（一般按拼音排序）

第 2 步：数据透视表构建

点击【下一步】在【新建工作表】中建立数据透视表

多表合并 2 - 数据透视表构建

第三步：修改字段名

根据原始数据修改数据透视表中的字段名称。例如，在这个例子中，新的数据透视表有四个字段，分别是第 1 页（不同的分支）、列（产品类型）、行（月份）、值（总和），修改名称后，我们可以重新排列数据透视表根据统计需要重新计算数据。

多表合并 3-修改字段名

多表合并3-添加城市标签

注：将字段拖入页面位置可快速修改名称

同时，在本例中，数据透视表中城市的顺序为北京、上海、天津、重庆，这与工作表中的顺序不同。注意这一点。

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